Politique de gestions et de protection des informations personnelles

Champs d’application

Dans le cadre de ses activités, Weadart collecte, conserve et utilise des Renseignements concernant ses collaborateurs et sa clientèle, de même que des Renseignements concernant des personnes œuvrant pour ou avec ses membres et/ou ses partenaires. 

Dans le respect des dispositions de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (la « Loi »), la présente Politique sur la gestion et la protection des renseignements personnels (la « Politique ») informe les personnes concernées de ses pratiques quant à la collecte, l’utilisation et la communication de leurs Renseignements, ainsi que de leurs droits en lien avec leurs Renseignements. 

La Politique s’applique à tous les Renseignements collectés par Weadart, quelle que soit la façon dont lesdits Renseignements sont reçus ou recueillis. Weadart se réserve le droit de réviser régulièrement cette politique. 

Dernière mise à jour : le 1er novembre 2024.

Définition

Aux fins de la présente politique, le terme « Renseignement » comprend à la fois des Renseignements personnels et des Renseignements professionnels. Le terme « Renseignement personnel » comprend tout renseignement qui concerne une personne physique et permet, directement ou indirectement, de l’identifier.

Le terme « Renseignement professionnel » comprend tout renseignement qui concerne une personne morale et permet, directement ou indirectement, de l’identifier, de même que certains Renseignements personnels ayant un caractère public. 

Bien qu’il n’y soit pas tenu en vertu de la Loi, Weadart applique la Politique aux Renseignements personnels et aux Renseignements professionnels, sauf lorsque la présente Politique réfère uniquement à l’un ou l’autre de deux types de Renseignements.

Collecte des données

Weadart collecte les informations personnelles : 


Quant à ses clients  

L’Aesthete Club collecte les Renseignements nécessaires concernant le client : 

  • Son nom

  • Ses coordonnées (adresse postale, courriel, numéro de téléphone)

  • Coordonnées bancaires lors de l’achat d’article


Quant à ses partenaires d’affaires

Weadart collecte les Renseignements nécessaires à la gestion de ses relations avec ses partenaires, lesquels comprennent le nom et les coordonnées de leurs représentants et des renseignements nécessaires afin d’élaborer des positions associatives sur des enjeux d’intérêt commun, d’assurer la bonne gestion de la collaboration.


Quant aux personnes oeuvrant pour ou avec ses membres et/ou partenaires d’affaires 

Weadart collecte des Renseignements relatifs aux personnes œuvrant pour et/ou avec ses membres et/ou ses partenaires, notamment aux fins d’être en mesure d’assurer correctement son mandat à titre de représentant de ses membres. Ces Renseignements comprennent des informations relatives aux services rendus à Weadart, notamment les données comprises dans les contrats d’engagement et leurs annexes, de même que les données relatives à l’exploitation des productions par les producteurs ou leurs ayants droits. 

Quant aux utilisateurs de ses plateformes numériques 

Par plateformes numériques, nous entendons le site internet et tout autre plateforme numérique exploitée (réseaux sociaux, courriers électroniques) par Weadart aux fins de permettre le dépôt de documents, le paiement d’article, ou encore la transmission de Renseignements. 

Weadart collecte des Renseignements concernant les personnes utilisant ses plateformes électroniques, notamment leur adresse IP, leur langue, leurs systèmes Politique sur la protection des renseignements personnels d’exploitation, les données relatives au temps d’accès et de consultation, etc. Weadart collecte également les données qui lui sont librement transmises, dans la mesure où celles-ci sont volontairement fournies à Weadart par le biais.

Communications des renseignements

Weadart peut communiquer les Renseignements à des tiers aux fins détaillées dans la présente Politique et dans d’autres politiques et avis de Weadart, ou comme le requiert ou le permet la Loi. 

Par exemple, Weadart peut communiquer les Renseignements aux catégories de tiers suivantes : 

• Les organismes gouvernementaux qui ont besoin d’y accéder ; 

• Les fournisseurs de services de Weadart lorsque cela est nécessaire à l’exécution d’un contrat de services qu’il confie à ces fournisseurs. Ces services peuvent inclure : des services d’audit, des services de technologie de l’information, des services d’administration des ressources humaines, de fourniture et d’administration des prestations, ou des cabinets de services professionnels comme les cabinets d’avocats ou les cabinets comptables qui fournissent des services professionnels à Weadart. 

Il est possible que Weadart communique des Renseignements à certains de ses fournisseurs de services qui sont situés à l’extérieur du Québec. Weadart conclura un contrat écrit avec tout fournisseur, prévoyant les mesures requises pour assurer la protection des Renseignements, en conformité avec la Loi.

Rôles et responsabilités

Toutes les personnes qui obtiennent ou ont accès à des Renseignements personnels dans le cadre de l’exécution de leur travail sont responsables de maintenir la confidentialité de ceux-ci dans la mesure prévue par la présente Politique.

Evelyne-William DOUA, fondatrice de Weadart, exerce les fonctions de Responsable de la protection des renseignements personnels au sein de Weadart et est chargée de veiller au respect de la Loi. 

Conservation et destruction des données

Weadart prend des mesures et adopte des mécanismes de contrôle appropriés pour protéger les Renseignements personnels. Ces mesures comprennent la restriction de l’accès physique aux dossiers de l’entreprise, la restriction de l’accès non autorisé, de la communication, de l’utilisation et de la mauvaise manipulation des Renseignements personnels dont Weadart a la garde et le contrôle,l’utilisation de pare-feu et de mots de passe pour les activités en ligne.

L’objectif de Weadart est d’empêcher tout accès non autorisé, toute perte, tout usage abusif, tout partage ou toute modification des renseignements personnels en sa possession. L’entreprise  utilise également ces mesures de protection lorsqu’elle supprime ou détruit des Renseignements personnels. L’entreprise tâche d’assurer la conservation des Renseignements au Québec ou, lorsque cela n’est pas possible, au Canada. 

Toutefois, il se peut que les Renseignements stockés sur les serveurs des fournisseurs de services de Weadart soient situés à l’extérieur du Canada et peuvent ainsi être assujettis aux lois de ce pays, y compris toute loi permettant aux autorités gouvernementales d’y accéder. Sous réserve de ces lois étrangères, Weadart utilisera au meilleur de ses capacités des mesures contractuelles pour maintenir des protections qui assurent aux Renseignements personnels des protections au moins équivalentes à celles qui s’appliquent au Québec. 

Weadart conserve les Renseignements personnels des personnes désignées uniquement pour la durée raisonnablement nécessaire pour la réalisation des fins pour lesquelles ils ont été recueillis, ou tel que permis ou requis par la Loi. Une fois qu’ils ne sont plus nécessaires, les renseignements personnels sont détruits de façon sécuritaire ou anonymisés, conformément à la Loi. 

Sont considérées raisonnablement nécessaires, les durées suivantes de conservation des Renseignements: 

• À perpétuité pour les documents contenant des droits d’utilisation, d’auteur, des droits voisins ou tout autres droits nécessaires à l’exploitation d’une œuvre ; 

• Cinq (5) ans suivant la réception des documents contenant les Renseignements pour les autres documents, sauf s’il s’agit de renseignements sensibles au sens de la Loi ; 

• Au plus trois (3) ans suivant la réception des documents contenant les Renseignements pour les renseignements sensibles au sens de la Loi. 

Utilisation des données

Weadart utilise les Renseignements, aux fins permises par la Loi :

  • Pour améliorer sa formule et son offre de service ; 

  • Pour le traitement des commandes ;

  • Pour communiquer avec sa clientèle ;

  • Pour administrer des activités d’affaires internes; 

et

  • Pour respecter ses obligations légales et réglementaires. 

En plus des fins décrites ci-dessus, Weadart peut également utiliser les Renseignements à toute autre fin, avec le consentement de la personne concernée, lorsque requis par la Loi. Weadart peut seulement mettre des Renseignements à la disposition de personnes œuvrant pour elle dans la mesure nécessaire dans le cadre de l’exécution de leur travail. Les personnes œuvrant pour Weadart qui ont accès aux Renseignements personnels d’autres personnes doivent s’assurer de prendre des mesures et des mécanismes de contrôle appropriés pour les protéger. Les personnes œuvrant pour Weadart ne pourront pas partager, copier ou utiliser les Renseignements à d’autres fins que dans le cadre de l’exécution de leur travail. 

Exactitude, accès et restriction

Les personnes œuvrant avec Weadart, les clients ou les partenaires d’affaires peuvent demander des informations sur les Renseignements détenus par l’entreprise qui les concernent, ainsi que l’accès à ces Renseignements. Ils peuvent demander que leurs Renseignements personnels soient modifiés s’ils sont inexacts ou incomplets, sous réserve de diverses exceptions prévues par la Loi (notamment lorsque l’accès doit être refusé pour protéger d’autres personnes et pour protéger les renseignements privilégiés ou confidentiels de Weadart). 

Ils peuvent en outre demander davantage d'informations sur le traitement de leurs Renseignements personnels par Weadart, notamment en ce qui concerne les catégories de personnes qui ont accès à leurs Renseignements personnels au sein de l’administration et la gestion de Weadart, ainsi que la période de rétention applicable à leurs Renseignements. 

Les personnes œuvrant avec Weadart, les clients ou les partenaires d’affaires peuvent adresser leurs demandes d’accès ou leurs demandes de rectification de Renseignements personnels par écrit à leur contact habituel au sein de l’entreprise. Si elles ne sont pas satisfaites de l’issue de leur demande, elles peuvent ensuite soumettre une demande d’accès formelle directement auprès du Responsable de la protection des renseignements personnels. 

Plaintes et questions

Les personnes qui estiment que leurs Renseignements personnels ont été traités en violation de la présente Politique peuvent soulever la question auprès de la Responsable de la protection des renseignements personnels. Tout incident de confidentialité impliquant des renseignements personnels doit être immédiatement signalé à la  Responsable de la protection des Renseignements personnels. Un incident de confidentialité comprend les situations suivantes :

 • L’accès non autorisé par la loi à un renseignement personnel ;

 • L’utilisation non autorisée par la loi d’un renseignement personnel;

 • La communication non autorisée par la loi d’un renseignement personnel; 

• La perte d’un renseignement personnel ou toute autre atteinte à la protection d’un tel renseignement.